5.1.      Permohonan Sertifikasi

1. Pemohon berupa Perusahaan Perkebunan menyampaikan permohonan Sertifikasi ISPO kepada LS ISPO dengan melampirkan persyaratan yaitu :

• Izin usaha perkebunan
• Bukti kepemilikan hak atas tanah
• Izin lingkungan
• Penetapan kelas kebun dari pemberi izin usaha perkebunan (Meliputi kelas kebun I, kelas kebun II, atau kelas kebun III)
• Sertifikat pelatihan auditor ISPO (Auditor Internal Auditee) minimal 2(dua) orang dari perusahaan pemohon, atau minimal 5(lima) orang bagi grup perusahaan.

2. Pemohon berupa Pekebun menyampaikan permohonan Sertifikasi ISPO kepada LS ISPO dengan melampirkan persyaratan yaitu :

• Surat tanda daftar usaha perkebunan
• Bukti kepemilikan hak atas tanah
• Jika pekebun berbentuk kelompok melampirkan bukti pendirian kelompok, jumlah anggota yang siap disertifikasi beserta luasan masing-masing anggota kelompok.
• Jika pekebun berbentuk kelompok melampirkan bukti Sertifikat pelatihan auditor ISPO (Tim Sistem Kendali Internal (Internal Control System/ICS) yang bertanggung jawab dalam penerapan ISPO atau daftar nama tenaga pendamping (berasal dari Fasilitator Daerah/ lembaga konsultan ISPO/ Perusahaan mitra/ Penyuluh/ LSM/Akademisi) yang telah lulus pelatihan ISPO.
• Surat pernyataan pengelolaan lingkungan (SPPL)

 

5.2.      Tinjauan Permohonan

1. LS ISPO melakukan verifikasi terhadap persyaratan permohonan
2. Dalam hal pemohon tidak memenuhi persyaratan pengajuan permohonan, maka permohonan ditolak dan dikembalikan kepada pemohon, dengan disertai alasan penolakan
3. Dalam hal pemohon telah memenuhi persyaratan pengajuan permohonan, maka permohonan dilanjutkan dengan pembuatan perjanjian
4. Pembuatan perjanjian dilakukan antara pemohon dengan LS ISPO
5. Dalam hal pembuatan perjanjian antara pemohon dengan LS ISPO tidak tercapai kesepakatan, permohonan dianggap ditarik kembali oleh pemohon
6. Dalam hal pembuatan perjanjian antara pemohon dengan LS ISPO tercapai kesepakatan, maka dilakukan penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO

 

5.3.      Perjanjian Sertifikasi ISPO

1. Perjanjian Sertifikasi ISPO memuat sekurang-kurangnya yaitu :

• Hak dan kewajiban
• Rencana sertifikasi
• Penilikan
• Jangka waktu perjanjian
• Perubahan aturan pembekuan dan penghentian sertifikasi
• Perselisihan, dan
• Keadaan darurat

2. Hak dan kewajiban sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu hak dan kewajiban pemohonan dan LS ISPO
3. Rencana sertifikasi sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu meliputi :

• Audit tahap 1
• Audit tahap 2
• Pengambilan keputusan sertifikasi
• Sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan sertifikasi

4. Penilikan sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu dilakukan oleh LS ISPO penerbit sertifikat setiap tahun dalam periode siklus sertifikasi
5. Jangka waktu perjanjian sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu dilakukan paling sedikit 1 siklus sertifikasi
6. Perubahan aturan pembekuan dan penghentian sertifikasi sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu merupakan kegiatan apabila terjadinya pembekuan atau penghentian sertifikasi ISPO
7. Perselisihan sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu berisi penyelesaian terhadap perselisihan yang terjadi
8. Keadaan darurat sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu merupakan kondidi tertentu seperti terjadinya bencana

 

5.4.      Pelaksanaan Audit Sertifikasi Awal

5.4.1.    Audit Tahap 1

• LS ISPO melaksanakan audit tahao 1 dalam jangka waktu paling lama 3 bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO
• Audit tahap 1 sebagaimana yang dimaksud diatas yaitu meliputi penilaian terhadap :
• Tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas
• Sampel kebun dan usaha pengolahan yang akan dinilai pada audit tahap 2
• Titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), kebun dengan kemiringan tertentu dan para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber
• Apabila hasil audit tahap 1 telah memenuhi ketentuan penilaian sebagaimana dimaksud diatas, dilanjutkan dengan audit tahap 2.
• Apabila hasil audit tahap 1 tidak memenuhi ketentuan penilaian sebagaimana dimaksud diatas, diberi kesempatan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 bulan sejak dilakukan penilaian
• Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud diatas pemohon tidak dapat melakukan perbaikan, proses audit tahap 1 dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian
• Laporan Audit Tahap I disampaikan kepada LS ISPO dan auditee

5.4.2.    Audit Tahap 2

• Audit tahap 2 meliputi penilaian sebagai berikut :
• Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon
• Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan usaha pengolahan
• Kompetensi dari petugas/karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan, dan
• Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/pemangku kepentingan dipilih sebagai narasumber
• Pelaksanaan audit tahap 2 menggunakan metode sampling, yaitu :
• Ukuran sampling untuk sertifikasi awal ditetapkan dengan formula (0,8√y) x (z), dimana y adalah jumlah estimasi/kebun/pabrik yang akan dinilai dalam satu grup dan/atau perusahaan perkebunan dan z merupakan perkalian yang ditetapkan dengan penilaian resiko. {Resiko rendah = pengali 1, resiko menengah = pengali 2, resiko tinggi = pengali 3}
• Resiko rendah adalah untuk areal perkebunan yang memiliki kriteria tidak berbatasan dengan kawasan lindung (yang mencakup kawasan yang memberikan perlindungan kawasan bawahannya, kawasan suaka alam dan cagar budaya, dan atau kawasan rawan bencana alam), tidak bergambut, mempunyai topografi datar, dan tidak ada peremajaan
• Resiko menengah adalah untuk areal perkebunan yang memiliki kriteria sebagian atau seluruhnya berada pada areal begambut, topografi berbukit, dana tau adanya peremajaan
• Resiko tinggi adalah untuk areal perkebunan yang memiliki kriteria sebagian atau seluruhnya berada pada kawasan lindung (yang mencakup kawasan yang memberikan perlindungan kawasan bawahannya, kawasan suaka alam dan cagar budaya, dan atau kawasan rawan bencana alam)
• Berdasarkan KAN K – 08.08, penghitungan ukuran sampling untuk ketiga jenis usaha perkebunan diatur sebagai berikut:

Kegiatan audit	Sertifikasi Awal	Penilikan	Resertifikasi
Ukuran Sampling	O,8 √y x z	0,6√y x z	O,8 √y x z

Ket:

Z = faktor resiko

Faktor risiko (z) berlaku bagi usaha budi daya tanaman perkebunan kelapa sawit dan usaha pengolahan hasil perkebunan kelapa sawit. Jika pada saat permohonan sertifikasi terdapat risiko sedang atau tinggi maka faktor risiko (z) diambil yang paling tinggi.

Pemilihan sampling dengan mempertimbangkan metode pencuplikan acal terstratifikasi/stratified random sampling dengan faktor stratifikasi Kawasan Lindung, Areal bergambut, topografi dan peremajaan.

 

• Laporan Audit Tahap 2 disampaikan kepada LS ISPO dan auditee
• Apabila hasil audit tahap 2 telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan pengambilan keputusan Sertifikasi ISPO
• Apabila hasil audit tahap 2 tidak memenuhi ketentuan penilaian, pemohon diberi rekomendasi untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 bulan sejak pemberitahuan hasil penilaian
• Apabila dalam jangka waktu 6 bulan pemohon tidak dapat melakukan perbaikan, proses audit tahap 2 dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian

5.4.3.    Durasi Audit

1. Dalam melaksanakan audit, LS ISPO menentukan waktu pelaksanaan audit berdasarkan hari orang kerja.
2. Pelaksanaan audit mempertimbangkan faktor resiko terhadap pemenuhan prinsip dan kriteria ISPO dengan ketentuan :

• Audit tahap 1 dan audit tahap 2 pada usaha budi daya tanaman perkebunan kelapa sawit paling singkat 13 hari orang kerja
• Audit tahap 1 dan audit tahap 2 pada usaha pengolahan hasil perkebunan kelapa sawit paling singkat 9 hari orang kerja
• Audit tahap 1 dan audit tahap 2 pada integrasi usaha budi daya tanaman perkebunan kelapa sawit dan usaha pengolahan hasil perkebunan kelapa sawit atas 1 kebun dan 1 pengolahan paling singkat 18 hari orang kerja

3. Dalam hal terjadi penambahan hari orang kerja, LS ISPO menyampaikan kepada pemohon disertai alasan penambahan.
4. Berdasarkan KAN K – 08.08 terdapat perhitungan mandays/HOK sebagai berikut:

Audit Tahap I tidak melebihi 20% dari total HOK Sertifikasi Awal atau Resertifikasi, atau penambahan Batasan/Boundaries anggota kelompok. Perhitungan HOK sesuai dengan tabel di bawah ini:

Usaha Perkebunan	Sertifikasi Awal (audit tahap 1 dan 2)	Penilikan	Resertifikasi Audit tahap 1 dan 2)
Usaha budi daya tanaman perkebunan kelapa sawit	13	6	10
Usaha pengolahan hasil perkebunan kelapa sawit	9	4	7
Integrasi	18	9	14

Keterangan:

Tabel di atas merupakan minimal HOK dengan kondisi asumsi perhitungan:

• Usaha budidaya -> maksimal untuk 1 kebun dan atau maksimal 6.000 Ha jika berkelompok
• Usaha pengolahan -> 1 pabrik (kapasitas maksimal 60 ton TBS/jam)
• Integrasi -> 1 pabrik (kapasitas maksimal 60 ton TBS/jam) dan kebun dan atau maksimal 6.000 Ha

5. Dalam hal terdapat kondisi pemohon yang menyebabkan bertambahnya HOK, maka LS ISPO melakukan justifikasi dan mendokumentasikannya dengan memperhatikan faktor-faktor berikut, namun tidak terbatas kepada:
   1. Jumlah kebun dan/atau jumlah pabrik
   2. Luas kebun maksimal 6.000 Ha
   3. Jarak antar lokasi kebun dan perbedaan topografi
   4. Jarak antara pabrik dan kebun
   5. Kapasitas produksi pabrik maksimal 60 ton TBS/jam

Penambahan HOK maksimal 30% dari total HOK dan dikomunikasikan kepada klien disertai dengan alasannya.

5.4.4.    Tinjauan (Technical Review)

Pelaksanaan tinjauan dilakukan setelah hasil audit telah ditindaklanjuti dan dinyatakan memenuhi atau telah melewati batas waktu yang diberikan untuk melakukan tindakan perbaikan yaitu 6 (enam) bulan.

Tinjauan dapat dilakukan bersamaan dengan Pengambilan Keputusan serta dilakukan secara bersamaan oleh 1(satu) orang atau sekelompok orang yang sama.

5.4.5.    Pengambilan Keputusan dan Penerbitan Sertifikat

1. Berdasarkan hasil audit mulai dari permohonan sampai dengan laporan hasil audit tahap 1 dan audit tahap 2, LS ISPO melakukan pengambilan keputusan paling lama 1 bulan setelah proses audit selesai dan dinyatakan lengkap
2. LS ISPO melakukan pengambilan keputusan yang didasarkan dari :

• Mekanisme yang jelas dan transparan
• Sumber daya manusia yang tidak memiliki konflik kepentingan

3. Pengambilan keputusan berupa :

• Pemberian sertifikat ISPO
• Penolakan pemberian sertifikat ISPO

4. Keputusan sertifikasi didokumentasikan secara formal dalam bentuk Sertifikat ISPO yang menyatakan bahwa auditee telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.
5. Keputusan pemberian sertifikat ISPO dipublikasikan pada laman web LS ISPO paling lambat 30 hari setelah keputusan sertifikat ISPO
6. Dalam hal LS ISPO menolak pemberian sertifikat ISPO, permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penolakan
7. LS ISPO wajib melaporkan sertifikat yang diterbitkan kepada Menteri
8. Sertifikat ISPO berlaku selama 5 tahun
9. Sertifikat ISPO paling sedikit menginformasikan tentang :

• Nama dan alamat pelaku usaha
• Lokasi, titik koordinat lokasi, luas kebun, produktifitas dan total produksi unit tersertifikasi
• Nomor resgistrasi sertifikat ISPO
• Nama dan alamat ISPO
• Tanggal penerbitan dan berakhirnya sertifikat ISPO
• Logo KAN dan Nomor Akreditasi LS ISPO
• Model rantai pasok
• Logo ISPO

10. Sertifikat ditandatangani oleh Direktur LS ISPO

5.5.      Penilikan

1. Usaha Perkebunan Kelapa Sawit yang telah memperoleh sertifikat ISPO wajib dilakukan penilikan oleh LS ISPO dalam periode siklus sertifikasi
2. Penilikan pertama dilakukan antara waktu 9 (sembilan) bulan sampai dengan 12 (dua belas) bulan sejak tanggal keputusan sertifikasi
3. Jangka waktu pelaksanaan penilikan kedua, ketiga dan keempat dihitung berdasarkan batas maksimal 24 bulan, 36 bulan dan 48 bulan dari tanggal keputusan sertifikasi awal.
4. Dalam hal terjadi kendala/force majeur (seperti bencana alam dan jaringan infrastruktur teknologi informasi tidak tersedia) dalam pelaksanaan penilikan, diberikan perpanjangan waktu penilikan paling lama 3 (tiga) bulan sejak keputusan sertifikasi sebelumnya
5. Perpanjangan waktu dilaporkan kepada Menteri dan KAN
6. Apabila dalam penilikan terdapat ketidaksesuaian, diberikan waktu untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak rapat penutupan penilikan
7. Keputusan hasil penilikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa pemeliharaan, pembekuan, pembatalan, atau pencabutan sertifikat ISPO
8. Apabila Pelaku Usaha mendapat keputusan pembekuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), diberikan waktu untuk melakukan perbaikan paling lama 6 (enam) bulan sebelum diberikan keputusan pencabutan atau pembatalan sertifikat ISPO
9. LS ISPO wajib melaporkan sertifikat yang dibekukan sebagaimana kepada Menteri

• Ukuran sampel untuk penilikan 0,6√y dan dilakukan pembulatan ke atas, serta diambil dari kebun yang belum dinilai pada sertifikasi awal

5.6.      Resertifikasi

1. Sertifikat ISPO yang telah habis masa berlakunya selama jangka waktu wajib diperpanjang kembali
2. Perpanjangan kembali dilakukan Pelaku Usaha dengan mengajukan permohonan sertifikasi ulang paling lama 6 bulan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikat ISPO
3. Pelaksanaan sertifikasi ulang dilakukan melalui audit tahap 1 dan tahap 2 sesuai dengan proses sertifikasi awal
4. Apabila tidak ada perubahan signifikan yang mempengaruhi pemenuhan prinsip dan kriteria ISPO maka LS ISPO yang sama dapat langsung melakukan audit tahap 2
5. Perubahan signifikan berupa perubahan dokumen perizinan, luas kebun dana tau kapasitas unit pengolahan
6. Waktu audit untuk sertifikasi ulang adalah 0,8 HOK sertifikasi awal
7. Keputusan sertifikasi ulang ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku sertifikat ISPO dan paling lama 4 bulan terhitung sejak hari terakhir audit tahap 2